projet : conditions générales d’utilisation par les organisations syndicales des technologies de l’information et de la communication dans la fonction publique de l’Etat

Texte publié le 6 mars 2014.

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

Ministère de la réforme de l’Etat, de la décentralisation et de la fonction publique

Arrêté du
Relatif aux conditions générales d’utilisation par les organisations syndicales des technologies de l’information et de la communication dans la fonction publique de l’Etat
NOR : […]
La ministre de la réforme de l’Etat, de la décentralisation et de la fonction publique,
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal ;
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, ensemble la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat ;
Vu la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique ;
Vu le décret n° 82-447 du 28 mai 1982 modifié relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique, notamment son article 3-1 ;
Vu le décret n° 2011-184 du 15 février 2011 relatif aux comités techniques dans les administrations et dans les établissements publics de l’Etat, notamment son article 42 ;
[ Avis CNIL ],
Arrête :
TITRE IER
DISPOSITIONS GENERALES
Article 1er
Dans les services ou groupes de services dont les personnels sont soumis aux dispositions du décret du 28 mai 1982 susvisé, l’accès aux technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales ayant une section syndicale est autorisé par décision du ministre ou du chef d’établissement, après avis du comité technique ministériel ou du comité technique d’établissement public concerné, dans les conditions définies ci-après.
La diffusion de message par la messagerie électronique du service et la publication d’informations sur le site intranet ne se substituent pas aux droits d’affichage et de distribution des documents d’origine syndicale prévus par les articles 8 et 9 du décret du 28 mai 1982 susvisé.
Article 2
Les technologies de l’information et de la communication mentionnées à l’article 1er sont constituées de la mise à disposition d’une messagerie électronique aux coordonnées du syndicat et d’un accès syndical au réseau intranet du service ou groupe de services déterminé en fonction de l’architecture du réseau.
La décision du ministre ou du chef d’établissement mentionnée à l’article 1er définit les modalités de cette mise à disposition et de ce mode d’information, en précisant notamment les conditions d’accès des organisations syndicales et les règles techniques visant à préserver la liberté de choix des agents d’accepter ou de refuser un message.
L’information syndicale à caractère général a vocation à être portée à la connaissance des agents prioritairement par le biais du site syndical accessible sur l’intranet de l’administration concernée.
Article 3
La connexion au réseau informatique du service est assurée, dans les conditions précisées par décision du ministre ou du chef d’établissement concerné, sur les équipements informatiques installés dans les locaux syndicaux.
Lorsque l’organisation syndicale ne dispose pas de locaux, et si le niveau de sécurité informatique du service le permet, le ministre ou le chef d’établissement peut autoriser la connexion d’ordinateurs mobiles en dehors du service ou la connexion de postes privés. Dans ce cas, les organisations syndicales qui ne disposent pas de local syndical peuvent être autorisées à désigner au sein des services concernés des responsables syndicaux habilités à se connecter au réseau du service.
Article 4
Pendant la période de six semaines précédant le jour du scrutin organisé pour le renouvellement d’une ou de plusieurs instances de concertation, toute organisation syndicale candidate à l’élection considérée a accès aux mêmes technologies, dans des conditions précisées par la décision mentionnée à l’article 1er.

TITRE II
UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE
Article 5
Aucun message ne peut être envoyé par une organisation syndicale à l’ensemble des agents d’un ministère. Pour effectuer une diffusion à une liste de destinataires, le représentant syndical utilisateur de l’adresse de messagerie syndicale doit remettre son message aux représentants syndicaux utilisateurs des boites aux lettres syndicales relais, qui assurent la diffusion aux agents du service ou du groupe de service pour lesquels leur messagerie électronique syndicale a été créée.
La décision du ministre ou du chef de service mentionnée à l’article 1er fixe les règles relatives au volume des messages, à leur fréquence et au nombre des destinataires autorisé par envoi. Elle précise le cas échéant le niveau des relais devant être utilisés pour la diffusion en nombre d’informations syndicales.
L’envoi de pièces jointes à partir de la boite aux lettres syndicale peut-être autorisé dans les limites fixées par cette décision. L’insertion de lien vers l’information publiée sur le site syndical doit être privilégiée.
Article 6
I. Chaque organisation syndicale peut demander la création d’une adresse de messagerie électronique fonctionnelle syndicale, dans les conditions prévues à l’article 3.
Lors de sa demande, elle désigne un ou plusieurs agents qui en seront les utilisateurs au sein du service ou du groupe de services dans lequel ils sont affectés. L’un d’eux est désigné comme responsable de publication pour toute utilisation de cette messagerie.
II. L’adresse de messagerie électronique syndicale sert de relais pour la diffusion en nombre, via la messagerie électronique du service, des messages de nature syndicale sur les adresses de messagerie électronique professionnelle des agents affectés dans le service pour lequel cette adresse de messagerie électronique syndicale a été créée.
Les messageries électroniques professionnelles nominatives des responsables syndicaux ne peuvent pas être utilisées pour des diffusions de messages de nature syndicale.
Article 7
I - CREATION DE LISTES DE DIFFUSION PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES
Chaque responsable de publication d’une messagerie fonctionnelle syndicale, désigné en vertu du 2ème alinéa de l’article 6, peut créer une ou plusieurs listes de diffusion destinées à l’envoi d’information vers les adresses électroniques professionnelles des agents affectés dans les services ou groupes de services pour lequel la messagerie fonctionnelle syndicale a été créée.

II – MISE A DISPOSITION DES ORGANISATIONS SYNDICALES D’UN OUTIL DE GESTION DE LISTES DE DIFFUSION
Un outil de création de listes internes de diffusion par messagerie peut être mis à la disposition du responsable de publication de la messagerie fonctionnelle du syndicat, sur sa demande, selon les modalités suivantes :
– Si le service chargé de l’administration du réseau interne de diffusion dispose d’un outil de gestion de listes internes de diffusion :
Le service informatique crée, sur demande du responsable de publication désigné en application du 2ème alinéa de l’article 6, la liste de diffusion composée des adresses de messageries professionnelles nominatives correspondant au périmètre défini conformément au II de l’article 6. Le nom de la liste permet d’identifier le syndicat propriétaire et le périmètre concerné.
Le responsable désigné conformément au 2ème alinéa de l’article 6 du présent arrêté a la qualité de propriétaire de la liste intranet de diffusion mise à sa disposition. Il est chargé de gérer cette liste conformément aux règles générales précisées à l’article 8 ci-après.
Le propriétaire de la liste est chargé de la mise à jour de celle-ci au fur et à mesure des abonnements et des désabonnements.
Le processus de création et de mise à disposition d’une liste par le service informatique est renouvelé tous les quatre ans, à l’issue des élections professionnelles, sur demande du syndicat.
– Si le service chargé de l’administration du réseau intranet ne dispose pas d’un outil de gestion de listes intranet de diffusion par messagerie :
Le responsable de publication peut solliciter la publication sur une page intranet accessible aux agents du service d’une adresse d’abonnement, permettant aux agents qui le souhaitent de recevoir les messages de nature syndicale qui seront émis par le syndicat.
La liste constituée par le syndicat au fur et à mesure des demandes, est obligatoirement utilisée en « copie cachée » afin de garantir l’anonymat des destinataires.
Article 8
Le responsable de publication désigné conformément au 2ème alinéa de l’article 6 gère les listes de diffusion conformément aux dispositions législatives en vigueur relatives à l’informatique et aux libertés.
Les destinataires doivent avoir préalablement manifesté leur accord à la réception d’un message de nature syndicale.
Hormis le cas de constitution d’une liste par abonnement exprès des agents, un message initial est obligatoirement envoyé par l’organisation syndicale, au moyen de la liste. L’objet du message initial est de demander aux destinataires d’exprimer leur souhait de recevoir ou de ne pas recevoir sur leur adresse de messagerie intranet de l’information de nature syndicale.
Seuls les agents ayant manifesté leur accord pourront recevoir des messages.
La liberté d’accepter ou de refuser un message doit pouvoir s’exercer à tout moment. Elle est rappelée de manière claire et lisible dans chaque message par l’organisation syndicale émettrice.
Le responsable de publication syndical mentionné au deuxième alinéa de l’article 6 met à jour la liste des oppositions à recevoir des informations syndicales par messagerie. Les données relatives aux personnes exerçant leur droit d’opposition doivent être conservées par le responsable de publication jusqu’au renouvellement des listes qui ne peut être opéré, dans les conditions visée à l’article 7 ci-dessus, qu’à l’issue du renouvellement général des instances.
Hormis le cas d’utilisation d’un outil de gestion de listes internes de diffusion par messagerie, l’anonymat des destinataires est garanti par l’obligation d’utiliser la liste en « copie cachée ».
L’origine syndicale apparaît clairement dans l’objet de chaque message, avant l’ouverture de celui-ci.
L’usage des accusés de réception et accusés de lecture est interdit. Il est interdit de répondre à la liste.
La liste des adresses de messagerie professionnelles des agents ne peut être utilisée pour d’autres raisons que la mise à disposition d’information de nature syndicale.
Article 9
Les échanges électroniques entre les agents et les organisations syndicales sont confidentiels.
Dans le respect des règles générales de sécurité du système d’information, les courriels en provenance des organisations syndicales parviennent à leurs destinataires sans blocage ni lecture, dans la limite du système de sécurité en vigueur.
L’administration responsable du réseau s’engage à ne pas exercer de contrôle sur le contenu des messages en provenance ou à destination des boîtes aux lettres syndicales, sur les auteurs et les destinataires de ces messages ainsi que sur le contenu des listes de diffusion utilisées par les organisations syndicales.

TITRE III
PUBLICATION SUR LE SITE INTRANET DU SERVICE
Article 10
I. Chaque organisation syndicale mentionnée à l’article 1er peut demander la publication d’informations de nature syndicale sur l’intranet du service ou du groupe de services.
Lors de sa demande, elle désigne un ou plusieurs agents qui en seront les utilisateurs au sein du service ou du groupe de services dans lequel ils sont affectés.
L’un d’eux est désigné comme responsable de publication.
Des liens hypertexte peuvent être autorisés vers des sites syndicaux extérieurs dans les conditions précisées par la décision du ministre ou du chef de service concerné, mentionnée à l’article 1er.
II. Le site intranet syndical peut servir de support aux échanges interactifs avec l’ensemble des agents ayant accès à ce site dans les conditions prévues par la décision visée à l’article 1er du présent arrêté. Dans ce cas, un modérateur est désigné par le syndicat. Le dispositif technique utilisé doit permettre de garantir l’anonymat des participants.
Article 11
L’administration s’engage à ne pas rechercher l’identification des agents qui accèdent au site syndical. Elle ne collecte pas de données à des fins de mesure d’audience sur les pages intranet des syndicats.
Article 12
La liberté d’expression syndicale doit se concilier avec les obligations de dignité, de loyauté, de discrétion professionnelle, de neutralité et de réserve s’appliquant à l’ensemble des agents publics.
Les représentants du personnel ne peuvent diffuser qu’au sein des services, les documents de l’administration dont ils ont connaissance dans le cadre de leur mandat. Toute diffusion s’exerce dans les limites légales relatives à l’accès aux documents administratifs.
Les organisations syndicales peuvent rendre compte, sur leurs pages intranet, des avis rendus au sein des instances de concertation dans les limites précisées aux 1er et 2ème alinéas du présent article.

TITRE IV
ASSISTANCE TECHNIQUE – FORMATION - RESPONSABILITES
Article 13
L’administration fournit aux agents désignés par les organisations syndicales en application du deuxième alinéa de l’article 6 (messagerie) et de l’article 10 (site intranet) la formation nécessaire à l’utilisation des technologies concernées, ainsi qu’une assistance technique, dans les mêmes conditions que pour tout utilisateur des technologies de l’information et de la communication au sein des services.
L’administration n’est pas responsable des problèmes de réception constatés lors de l’envoi de messages.
Article 14
La communication syndicale sur le réseau informatique du service doit être en relation avec l’objet du syndicat et ne pas manifestement contrevenir aux dispositions législatives relatives notamment à la diffamation et aux injures publiques. Elle doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique et ne pas entraver l’accomplissement du travail.
Article 15
En cas de diffusion générale ou d’envois automatiques, susceptible de créer une entrave significative à l’accomplissement du travail, les courriers ou les flux peuvent être bloqués par l’administrateur du réseau.
En cas de non respect des règles fixées par le présent arrêté, le chef de service informe le responsable de publication de l’organisation syndicale mentionné au deuxième alinéa de l’article 6 ou au 3ème alinéa du I de l’article 10. Il peut procéder au retrait des données illicites ou en rendre l’accès impossible, dans les délais les plus brefs à compter de l’information faite par le chef de service.
La fermeture du site intranet de l’organisation syndicale en cause ainsi que la fermeture de la boite aux lettres fonctionnelle syndicale peuvent être immédiatement décidées par le chef du service concerné, pour une durée qu’il lui appartient de déterminer.
Articles 16
Une surveillance des connexions relatives aux sites intranet et aux messageries électroniques syndicales ne peut être mise en place par le responsable du réseau que dans le but de s’assurer et de garantir la sécurité et le fonctionnement normal du système d’information, ou de veiller à ce qu’aucune utilisation répréhensible du système d’information ne soit commise.
Les agents sont informés des dispositifs mis en place et de leurs finalités dans le cadre des règles générales de mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel.

TITRE V
AUTRES TECHNOLOGIES
Article 17
Lorsque le service concerné est équipé d’un système de visioconférence, l’administration peut le mettre à disposition des organisations syndicales, dans les conditions fixées par la décision ministérielle mentionnées à l’article 1er, pour tenir des réunions statutaires ou d’information en application de l’article 4 du décret du 28 mai 1982 susvisé.
Article 18
Lorsque les circonstances le justifient, les comités techniques ainsi que les groupes de travail ou de négociation peuvent être organisés par visioconférence, sous réserve que le recours à cette technique permette d’assurer que les règles de déroulement de la séance soient respectées et que seules les personnes habilitées y assistent.
Article 19
Des plates formes de travail sécurisées peuvent être instaurées par l’administration en vue de la mise à disposition d’informations à l’intention des membres des instances de concertation ou des participants à une négociation. Les chefs de service concernés précisent les modalités d’accès sécurisé à ces informations.
Les règles de procédure formelle, en ce qui concerne notamment les délais de convocation et de mise à disposition des documents, doivent être respectées.
Toute disposition doit être prise pour permettre aux représentants syndicaux d’imprimer les documents qui sont nécessaires à l’exercice de leur mandat, sans préjudice des dispositions du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique.
Article 20
Dans le cadre de la préparation des élections professionnelles, une concertation peut être engagée avec les organisations syndicales en vue de prévoir, par arrêté du ministre concerné, une procédure facultative de dépôt de candidature par voie électronique.
Le dépôt par voie électronique des candidatures, et, le cas échéant, des professions de foi, est autorisé, au lieu de l’envoi par courrier et pour les organisations syndicales qui le souhaitent, par décision du ministre, dans des conditions permettant à l’administration de s’assurer d’une part de l’auteur de l’acte et du respect des délais, d’autre part de l’intégrité de l’acte de candidature. La procédure doit faire l’objet d’une diffusion dans le cadre des instructions relatives aux élections professionnelles.
Article 21
Le ministre de le ministre de etc…et le ministre de …sont chargés de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait le [ ].
La ministre de la décentralisation, de la réforme de l’Etat et de la fonction publique

Marylise LEBRANCHU